Delegování úkolu

Základní údaje

Název: Delegování úkolu

Varianty:

Určení

Služba vytvořená podle těchto šablon může být použitá pro velmi rychlé delegování úkolů, a to jak v běžném kancelářském provozu, tak třeba pro projektové řízení, řešení úkolů ve skupinách, ale i např. pro domácí použití pro rychlé předávání úkolů mezi členy rodiny.

• mám rozpracovaný úkol a přichází jiný s vyšší prioritou - jeden z nich musím rychle někomu předat
• mám zajistit nějakou činnost, ale můj časový program se náhle změnil a tuto činnost musí rychle převzít někdo jiný

Popis šablon

Šablony pro rychlé delegování úkolu umožňují oslovit skupinu uživatelů a požádat je, kdo z nich je momentálně schopen se popisovaného úkolu ujmout. Na základě odpovědí uživatelů systém spolu s volajícím uživatelem vybere uživatele, kterému je úkol následně předán.

Uživatelé, kteří jsou žádáni o převzetí úkolu, mají následující možnosti reakce:

1. úkol mohu převzít - pokud nějaký uživatel takto odpoví, dále se už na odpovědi dalších uživatelů nečeká a úkol je předán tomuto uživateli.
2. mohu převzít s drobnými obtížemi - pokud uživatel odpoví tuto odpověď a žádný z oslovených uživatelů nevybere variantu 1, je předán úkol tomuto uživateli. Pokud takto odpoví více uživatelů, je volající uživatel prostřednictvím zprávy vyzván k výběru jednoho z těchto uživatelů.
3. mohu převzít pouze v případě nouze - pokud uživatel odpoví tuto odpověď a žádný z oslovených uživatelů nevybere variantu 1 ani 2, je předán úkol tomuto uživateli. Pokud takto odpoví více uživatelů, je volající uživatel prostřednictvím zprávy vyzván k výběru jednoho z těchto uživatelů.
4. nemohu převzít. Pokud takto odpoví všichni oslovení uživatelé, skončí delegování úkolu neúspěšně.

Po vybrání uživatele, který má úkol převzít, je o tomto nejprve informován volající uživatel, který zároveň může doplnit další text, tedy doplňující informaci, poděkování a pod. Následně je informován jak vybraný uživatel, že mu je tímto úkol předán, tak i ostatní uživatelé.

Šablona je přednastavena pro češtinu, texty je však možné upravit do jakéhokoli jiného jazyka.

Komunikační proces

Nastavení vstupních a výstupních parametrů

<:Task> vstupní parametr pro zadání popisu předávaného úkolu

<:CallerName> vstupní parametr pro zadání jména uživatele, který úkol deleguje. Předdefinován je uživatel, který spustil volání služby (v hodnotě default nastavení služby musí být uveden <:CallerName>), je možné v nastavení služby předdefinovat libovolný jiný text, který pak bude připraven pro volajícího uživatele. Volající uživatel má možnost tento údaj libovolně změnit (pokud např. službu vyvolává za svého nadřízeného třeba jeho asistentka).

<:CallUsers> vstupní parametr, ve kterém se při spuštění delegování úkolu definuje, kteří uživatelé mají být o převzetí úkolu požádání. Vybírá se z uživatelů zaregistrovaných k této službě - pouze u varianty 2. Vybírá se ze skupin uživatelů - pouze u varianty 3.

<:ResultOK> výstupní parametr, ve kterém je předáván výsledek delegování (úspěšné/neúspěšné)

<:SelectedUser> výstupní parametr, ve kterém je v případě úspěšného delegování uveden uživatel, kterému byl úkol předán

Nastavení rozhraní

PANEL (spuštění služby z panelu aplikace) - toto rozhraní není možné v této šabloně ani změnit a ani vypnout.

SHORT CALL (spuštění služby přímo URL adresou) - tato šablona umožňuje vypnout i zapnout volání prostřednictvím Short Call

Nastavení komunikačního postupu

Komunikační blok 2 - ask

Tento komunikační blok oslovuje uživatele s žádostí o převzetí úkolu. Podle varianty vybrané šablony se jedná buď o uživatele, kteří jsou přiřazeni k roli uvedené u tohoto bloku, a nebo uživatelé vybráni při spuštění služby. Ve všech případech je ze skupiny uživatelů oslovených tímto blokem vyloučen uživatel, který službu spustil. Nastavení bloku:

Předmět / Subject - Nadpis žádosti o převzetí úkolu. Hodnota <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu

Text výzvy / Appeal - Obsah zprávy pro uživatele. Hodnota <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu, hodnota <:CALLER_NAME> je jméno uživatele, který úkol deleguje

Nadpis odpovědi / Result Header - Text vyzývající uživatele k zadání odpovědi - označení toho, jak může oslovený uživatel na předávaný úkol reagovat

Časový limit / Timeout - počet minut, kolik se čeká na odpověď uživatelů. Po tomto limitu se uživatelé, kteří neodpoví, považují za nedostupné.

Volby / Options - texty vybíraných možností. Při změně je potřeba dodržet zásadu hodnot uvedených v klíči s významem textu.

Rozhodovací blok 3

Tento rozhodovací blok vyhodnocuje odpovědi uživatelů v bloku 2. V této části nemá administrátor možnost měnit žádný údaj.

Rozhodovací blok 4

Tento rozhodovací blok vyhodnocuje, kolik uživatelů zvolilo variantu 2. Pokud pouze jeden, přechází na blok 8. Pokud je jich více, přechází na blok 6 - dotaz na volajícího uživatele s žádostí o rozhodnutí. V této části nemá administrátor možnost měnit žádný údaj.

Rozhodovací blok 5

Tento rozhodovací blok vyhodnocuje, kolik uživatelů zvolilo variantu 3. Pokud pouze jeden, přechází na blok 8. Pokud je jich více, přechází na blok 7 - dotaz na volajícího uživatele s žádostí o rozhodnutí. V této části nemá administrátor možnost měnit žádný údaj.

Komunikační blok 6 - select user

Tento komunikační blok vyzývá volajícího, aby vybral jednoho z uživatelů, kteří stejně odpověděli variantu 2

Předmět / Subject - nadpis zprávy informující o potřebě vybrat uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu

Text výzvy / Appeal - Obsah zprávy pro uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu

Nadpis odpovědi / Result Header - Text vyzývající uživatele k zadání odpovědi - výběru uživatele

Časový limit / Timeout - počet minut, kolik se čeká na odpověď uživatelů.

PIN - povinnost zadat PIN jako autorizaci uživatele

Komunikační blok 7 - select user

Tento komunikační blok vyzývá volajícího, aby vybral jednoho z uživatelů, kteří stejně odpověděli variantu 3

Předmět / Subject - nadpis zprávy informující o potřebě vybrat uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu

Text výzvy / Appeal - Obsah zprávy pro uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu

Nadpis odpovědi / Result Header - Text vyzývající uživatele k zadání odpovědi - výběru uživatele

Časový limit / Timeout - počet minut, kolik se čeká na odpověď uživatelů.

PIN - povinnost zadat PIN jako autorizaci uživatele

Spojovací blok 8

Administrátor nemůže změnit

Výkonný blok 9

Administrátor nemůže změnit

Rozhodovací blok 10

Tento rozhodovací blok vyhodnocuje, byl-li opravdu nějaký uživatel vybrán. Pokud ano, je informován volající uživatel blokem 11, pokud ne, je proces ukončen neúspěchem. V této části nemá administrátor možnost měnit žádný údaj.

Komunikační blok 11 - info from caller

Tento komunikační blok jednak informuje volajícího o tom, který uživatel úkol převezme a také vyzývá volajícího k zadání doplňující informace k předání.

Předmět / Subject - nadpis zprávy informující vybrání uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu

Text výzvy / Appeal - Obsah zprávy pro uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu, <:$USER(<:TASK_USER>)_LABEL> doplňuje jméno a příjmení nebo mailovou adresu vybraného uživatele

Nadpis odpovědi / Result Header - Text vyzývající uživatele k zadání odpovědi - doplňujícího textu k delegování

Časový limit / Timeout - počet minut, kolik se čeká na odpověď uživatelů.

Rozhodovací blok 12

nepoužito (vždy na 14)

Spojovací blok 13

Administrátor nemůže změnit

Rozdělovací blok 14

Proces se větví do dvou částí - část informující vybraného uživatele o předání úkolu a část informující ostatní uživatele, že úkol přebírá někdo jiný. Administrátor nemůže změnit.

Komunikační blok 15 - info for selected user

Tento komunikační blok informuje vybraného uživatele, že mu byl předán úkol a zároveň je mu předána doplňující informace od volajícího.

Předmět / Subject - nadpis zprávy informující vybrání uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu

Text výzvy / Appeal - Obsah zprávy pro uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu, <:CALLER_NAME> doplňuje jméno delegujícího uživatele, <:$RESULT(11)_VALUE> doplňuje text doplňující informace od volajícího uživatele.

Časový limit / Timeout - počet minut, kolik se čeká na odpověď uživatelů.

Komunikační blok 16 - info for other

Tento komunikační blok informuje ostatní uživatele, že byl úkol předán někomu jinému.

Předmět / Subject - nadpis zprávy informující vybrání uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu

Text výzvy / Appeal - Obsah zprávy pro uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu, <:CALLER_NAME> doplňuje jméno delegujícího uživatele, <:$USER(<:TASK_USER>)_LABEL> doplňuje jméno a příjmení nebo mailovou adresu vybraného uživatele.

Časový limit / Timeout - počet minut, kolik se čeká na odpověď uživatelů.

Komunikační blok 17 - failure

Tento komunikační blok informuje všechny uživatele, že úkol nebyl předán nikomu.

Předmět / Subject - nadpis zprávy informující vybrání uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu

Text výzvy / Appeal - Obsah zprávy pro uživatele. <:TASK> doplňuje text popisu předávaného úkolu, <:CALLER_NAME> doplňuje jméno delegujícího uživatele.

Časový limit / Timeout - počet minut, kolik se čeká na odpověď uživatelů.